Erfolgreich ausstellen: So klappt es mit dem Messeauftritt!
Auf was müssen Unternehmen achten, wenn sie eine Messe richtig und erfolgreich nutzen wollen? Im Fokus steht, vorab die Ziele des Messeauftritts festzulegen und daraus die Konzeption des Stands abzuleiten. Ein professioneller Dienstleister sorgt für Entlastung.
Der AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V.) bringt es auf den Punkt: „Fast 85 Prozent der ausstellenden Unternehmen betrachten Messen als wichtig oder sehr wichtig in ihrer Business-to-Business-Kommunikation. Außer der eigenen Webseite halten sie alle anderen Instrumente für weniger wichtig.“ Daher ist es unstrittig, dass Messen im Marketingmix eine große Rolle spielen – aber auf was müssen Unternehmen achten, wenn sie eine Messe richtig und erfolgreich nutzen wollen?
Die Kernfrage ist, was die Messeteilnahme bewirken soll. Oder anders: Welche Kommunikationsziele werden verfolgt und was wollen Unternehmen präsentieren? Wichtig: Die Messepräsenz kann nur dann wirksam sein, wenn Unternehmen durch eine sinnvolle Gewichtung der Ziele vorab die passende Stoßrichtung festlegen. Stammkundenpflege, Bekanntheit steigern, Präsentation neuer Produkte – um was soll es gehen? Denn erst aus diesen Gedanken zur Stoßrichtung ergibt sich auch die konkrete Strategie für die Auswahl der richtigen Messe und die Konzeption des Messestands: Jedes Ziel eines Unternehmens benötigt eine eigene Herangehensweise! Der regional aufgestellte Mittelständler mit dem Anspruch, sich generell zu positionieren, muss seinen Messestand und den allgemeinen Rahmen anders konzipieren als das internationale Unternehmen mit einer Vielzahl von Dienstleistungen und Produkten und einer globalen Kundschaft. Daraus leitet sich auch die Kommunikationsstrategie für den Messeauftritt bei Stammkunden, Lieferanten und den Zielgruppen ab.
Mit Kostenvorgaben seriös umgehen
Es ist ein Allgemeinplatz: Eine Messe kostet Geld. Kosten für den Stand und Standmiete, für den Transporter der Produkte, Marketingmaterial für Standpersonal und den Aufenthalt und natürlich die Arbeitskraft der Mitarbeiter: Das muss genau geplant werden, sonst läuft das Budget möglicherweise aus dem Ruder und es ist nicht mehr klar, ob die Messebeteiligung unter einer objektiven Kosten-Nutzen-Betrachtung wirklich effizient ist. Wichtig ist, den Überblick zu behalten und dies auch mit den eingebundenen Dienstleistern zu diskutieren. Kostentransparenz ist das A und O und natürlich ist es die Aufgabe der Dienstleister, mit den Kostenvorgaben seriös umzugehen und die Rahmenbedingungen einzuhalten.
Der Messestand ist die Bühne des Ausstellers. Daher sind Aufbau, Design und Technik entscheidend für den nachhaltigen Messeerfolg. Der AUMA schreibt: „Passen Ihre Exponate dazu? Beweisen sie, dass Sie innovationsstark sind? Wollen Sie ausgewählte Produkte oder die gesamte Palette Ihres Angebots darstellen? Und vor allem: Können Sie auch liefern, was Sie zeigen? Diese Fragen sollten Sie sich beantworten, bevor Sie an die Planung Ihres Messestands gehen.“ Experten für Messebau und Messekonzeption wissen genau, welche Bauweise die räumlichen Möglichkeiten bestmöglich ausnutzt, welche Beleuchtung die Exponate brauchen, wie Werbetechnik oder computergestützten Medien eingesetzt und informieren können. Diese Beratungskompetenz gilt es zu nutzen, um den Messeerfolg zu forcieren.
Mitarbeiter müssen nicht alles selbst machen
Das Standpersonal muss sich mit den Produkten und Dienstleistungen sehr gut auskennen und sollte daher vorranging mit Mitarbeitern des Unternehmens besetzt sein. Wieviel Personal Aussteller genau benötigen, hängt vom Stand und den Produkten ab. In jedem Fall aber gilt die Grundregel: Es sollten zu jeder Zeit mindestens ein Repräsentant des Unternehmens anwesende sein. Und genauso wichtig können externe Mitarbeiter für Begrüßung, Besuchererfassung, Service und Catering sein. Diese Aufgaben müssen nicht die Vertriebsmitarbeiter des Unternehmens selbst erledigen. Erfahrene Messe-Dienstleister können auf professionelle Standmitarbeiter für diese Tätigkeiten zugreifen und sie entsprechend der Ansprüche des Kunden einsetzen.
Nach der Messe kommen ebenso Aufgaben auf das Unternehmen zu: Der Messestand muss abgebaut und logistisch sinnvoll abtransportiert und gelagert werden, damit er beim nächsten Auftritt ebenso wieder zur Verfügung steht. Das können spezialisierte Dienstleister ebenso übernehmen, die über die relevanten Erfahrungen und Kompetenzen und infrastrukturellen Möglichkeiten dafür verfügen. Und das Unternehmen muss sich rückblickend ein möglichst vollständiges Bild der Standbesucher, ihrer Ziele und ihrer Produktinteressen machen, um gezielt in Vertrieb und Marketing dranbleiben zu können.
Sinnvoll kann es daher sein, alle Aufgaben, die nicht direkt mit dem Kerngeschäft des Unternehmens zu tun haben, an einen vertrauten und professionellen Dienstleister auszulagern. Dieser kann durch seine Erfahrung für eine hohe Effizienz bei Konzeption, Auf- und Abbau und laufendem Standmanagement sorgen und somit den Auftraggeber erheblich entlasten. Damit dieser sich auf sein Business konzentrieren kann.